Fișa de ocupare a capacității de cazare în regim hotelier: model și cum o completezi

Spre deosebire de codul SITUR, care încă se implementează, fișa de ocupare este o obligație activă chiar acum pentru orice cazare în regim hotelier. E unul dintre primele lucruri pe care un control le cere și unul dintre cele mai ușor de pus la punct. Iată ce trebuie să știi.

Ce este fișa de ocupare

Fișa de ocupare a capacității de cazare — cunoscută și ca registrul turiștilor sau fișa de anunțare a sosirii și plecării turiștilor — este evidența oaspeților care stau în unitatea ta de cazare în regim hotelier. Pentru fiecare cazare, înregistrezi cine a stat, în ce perioadă și în ce cameră/unitate.

Scopul: să existe o evidență clară a ocupării, utilă atât pentru raportări, cât și în caz de control.

Ce date trebuie să conțină

O fișă de ocupare completă cuprinde, pentru fiecare oaspete:

• Numele și prenumele
• Datele de identificare (tip și serie/număr document, cetățenie)
• Perioada de cazare — data sosirii și data plecării
• Camera / unitatea ocupată
• Eventual, numărul de persoane și date de contact

Atenție la GDPR — lucrezi cu date personale

Datele oaspeților (nume, documente de identitate) sunt date cu caracter personal, deci intri sub incidența GDPR. Asta nu trebuie să te sperie, dar înseamnă câteva reguli de bun-simț:

• Colectezi doar ce e necesar pentru scopul evidenței de cazare, nimic în plus.
• Păstrezi datele în siguranță — nu într-un caiet lăsat la vedere sau într-un fișier necriptat pe un laptop comun.
• Nu le folosești în alte scopuri (de exemplu marketing) fără un temei separat.
• Le păstrezi cât e necesar și apoi le ștergi/arhivezi conform regulilor.

Cum o completezi corect, pas cu pas

1. La check-in, notează datele oaspeților din documentul de identitate.
2. Asociază cazarea cu unitatea/camera și perioada exactă.
3. Actualizează la check-out dacă plecarea diferă de rezervarea inițială.
4. Păstrează evidența organizat, pe unități, ușor de regăsit la nevoie.

De ce merită un registru digital

Un model de fișă pe hârtie funcționează, dar are limite: se pierde, e greu de căutat, e expus. Un generator digital de fișă de ocupare:

• completează automat structura corectă a câmpurilor;
• ține evidența pe fiecare unitate;
• păstrează datele securizat, conform GDPR;
• îți permite să exporți rapid evidența dacă ți se cere.

Fiindcă e o obligație pe care o folosești tot anul, la fiecare oaspete, merită să o ai într-un instrument, nu într-un caiet.

Întrebări frecvente

E obligatorie și pentru persoane fizice? Da. Evidența ocupării ține de activitatea de cazare, indiferent de forma juridică sub care o desfășori.

Cât timp păstrez fișele? Datele se păstrează atât cât e necesar pentru scopul evidenței și eventualele verificări, apoi se șterg sau se arhivează conform regulilor. Evită păstrarea „pe veci" fără motiv.

Pot folosi un simplu Excel? Poți, dar îți asumi tu protecția datelor. Riscul e legat de securitate (acces neautorizat, pierdere). Un instrument dedicat reduce acest risc și îți economisește timp.

Ce legătură are fișa cu codul SITUR? Sunt obligații diferite: codul SITUR ține de listare, fișa de ocupare ține de evidența oaspeților. Ambele fac parte din aceeași listă de obligații a gazdei.